Los alumnos de la Universidad Europea del Atlántico son
formados con capacidades que les permiten trabajar en equipo. Algunas
asignaturas requieren la formación de equipos de trabajo para realizar un
informe, pero para lograr culminar con éxito la asignatura es necesario
organizarse para trabajar eficientemente.
A continuación algunas recomendaciones para lograr organizar reuniones
efectivas para trabajar en equipo.
Se debe tener en cuenta que podemos realizar múltiples
actividades utilizando herramientas tecnológicas, no siempre será necesario
organizar una reunión de trabajo para avanzar un proyecto. Se pueden establecer
acuerdos por correo electrónico, elaborar documentos en línea o realizar
sesiones utilizando videoconferencia. Optimizar el uso del tiempo es esencial
para lograr un exitoso trabajo en equipo.
Si se decide realizar una reunión se debe establecer una
agenda y todos los participantes deben ser informados con anticipación por
correo electrónico u otro medio. Al invitar a las personas a participar se debe
definir un propósito, que podría ser organizar el trabajo, revisar los avances
o exponer a los demás miembros del equipo.
Es importante establecer un horario para la reunión y
cumplirlo. Además se debe definir el objetivo de la reunión antes de iniciar la
sesión. Steve Jobs solía realizar reuniones muy efectivas y para lograrlo
establecía responsabilidades de forma muy clara, en su empresa cada operación
tenía una "persona directamente responsable". Los miembros del equipo
son responsables de exponer sus avances y se debe evitar conversar sobre temas
que no tienen relación con el trabajo a realizar. Una reunión bien planificada
puede durar treinta minutos, si se requieren muchas horas para la reunión,
puede ser un indicador de una mala planificación.
Se debe crear una minuta con los acuerdos y
responsabilidades asignadas, definiendo claramente los siguientes pasos. Se
debe enviar la minuta a las personas que participaron de la reunión y se debe
asignar un responsable de hacer seguimiento de las tareas a realizar.
Contar con algunos formatos de ejemplo para organizar las
reuniones puede ser de mucha ayuda. Puede encontrar formatos para minuta,
agenda de trabajo, manejo de tiempo y más en: http://www.liderazgolean6sigma.com/descargas
Fuentes:
http://www.liderazgolean6sigma.com
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